Política de Privacidade

011. Quem trata seus dados

O LegalOffice é operado pela Arcana Labs. Nosso papel depende de quem é o dado, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (LGPD):

• Somos controladores dos dados da sua conta, do seu uso do serviço, das suas conversas pessoais com a IA e dos visitantes do site e do catálogo.
• Somos operadores dos dados que um escritório cadastra sobre os próprios clientes, partes e processos. O controlador desses dados é o escritório, que decide o que cadastrar e com qual base legal; nós os tratamos apenas para prestar o serviço.
• No catálogo público de jurisprudência, somos controladores dos dados de pessoas citadas nas decisões que publicamos (seção 9).

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais e canal para exercer seus direitos: privacidade@legaloffice.chat.

022. Quais dados tratamos

2.1 Conta e perfil

• E-mail e senha, quando você cria conta por e-mail. A senha é guardada apenas como hash pelo nosso provedor de autenticação; nós não temos acesso a ela.
• Nome, e-mail e foto, quando você entra com Google ou Apple. Recebemos só os dados de identificação básicos — sem acesso a e-mails, arquivos, agenda ou contatos.
• Nome, telefone e número da OAB, se você preencher (são opcionais), e suas preferências (tema, modelo e área do direito padrão).
• Participação em escritórios: de quais faz parte, com qual papel, e os convites enviados e recebidos.

2.2 Conteúdo que você produz

• Conversas com a IA: mensagens, respostas, título, área do direito e modelo usado.
• Arquivos enviados à biblioteca (PDF, DOCX, TXT, Markdown) e os trechos e representações vetoriais extraídos deles — o índice que permite à conversa consultar o documento certo.

2.3 Dados do escritório (como operadores)

• Clientes: nome, CPF ou CNPJ, e-mail, telefone, endereço, estado civil, profissão e nacionalidade, conforme o escritório cadastrar.
• Processos: número, tribunal, valor, partes (nome, documento e papel), equipe, prazos, andamentos, tarefas, comentários, notas, agenda, contratos, minutas e documentos.
• Publicações capturadas do DJEN/Comunica e do DataJud, com o texto integral, e as OABs monitoradas.
• Financeiro: acordos de honorários, parcelas, repasses, links de cobrança e os avisos de pagamento enviados pela Asaas.
• Portal e assinaturas: links de acesso do cliente (com data de último acesso), arquivos compartilhados, signatários (nome, e-mail ou telefone) e o andamento das assinaturas.
• Auditoria: quem fez operações sensíveis (exclusões, concessões, troca de titularidade, integrações), quando e sobre o quê.

Esses dados podem incluir dados sensíveis e informação coberta por sigilo profissional. A seção 11 trata disso.

2.4 Uso, segurança e aparelhos

• Contagem de uso: mensagens por dia e volume de uso da IA, para aplicar os limites do plano.
• Hash do endereço IP — não o endereço em si — para limitar abuso no modo convidado, na recuperação de senha, no portal do cliente e no feed de agenda.
• Aplicativo móvel: sessões do app e, se você permitir notificações, o identificador do aparelho para push (guardado cifrado), a plataforma, a versão, o idioma e o fuso horário.
• Integrações: chaves de API e tokens de agenda (guardados apenas como hash) e endereços de webhook configurados pelo escritório, com o registro das entregas.

2.5 Modo convidado

Sem conta, criamos uma sessão anônima, sem nome nem e-mail, mantida por um cookie no seu navegador. Se você criar uma conta, as conversas dessa sessão passam para ela, sem cópia nem perda.

033. Para que usamos, e com qual base legal

Não usamos seus dados para publicidade, perfil comercial ou venda a terceiros — em nenhuma hipótese. Não tomamos decisões automatizadas que produzam efeitos jurídicos sobre você.

044. Treinamento de modelos de IA

Não treinamos modelos com o seu conteúdo nem o fornecemos a terceiros para esse fim. Os modelos são acessados pelas interfaces de programação comerciais de cada provedor, cujas condições para esse tipo de uso não preveem treinamento com o conteúdo enviado. Se isso mudar em algum provedor, deixaremos de oferecê-lo ou avisaremos antes, e nunca de forma retroativa.

055. Com quem compartilhamos

Só com quem é necessário para o serviço funcionar, com contrato e apenas para essa finalidade. Não há compartilhamento com anunciantes ou corretores de dados. Estes são os operadores envolvidos:

O que vai para os provedores de IA. O conteúdo necessário para produzir a resposta: o texto da conversa e, quando há documento anexado, os trechos relevantes dele. Quando você traz um cliente ou processo para a conversa, ou usa uma função de IA do escritório, os dados desse cliente ou processo (inclusive documento e contato) seguem junto, porque são o assunto do pedido. Não enviamos seu e-mail, sua senha nem identificadores da sua conta.

Notificações pushchegam com texto genérico (“Atualização no LegalOffice”): o conteúdo só aparece dentro do app.

Também consultamos fontes públicas do Poder Judiciário — DJEN/Comunica e DataJud (CNJ) e portais de dados abertos dos tribunais —, enviando apenas o necessário para a consulta (número da OAB e UF ou número do processo). Podemos ainda compartilhar dados por ordem judicial ou exigência legal.

066. Onde seus dados ficam e transferência internacional

Seu banco de dados — conta, conteúdo do escritório, conversas e o índice dos arquivos — fica em São Paulo. O catálogo público e suas cópias de segurança também ficam em São Paulo.

Há transferência internacional nos casos da tabela acima: quando um pedido é processado por um provedor de IA, na entrega de e-mails e notificações, no login com Google ou Apple e em parte da hospedagem da aplicação e dos arquivos. Ela é necessária para executar o contrato com você (art. 33, IX, da LGPD) e é feita com fornecedores que se obrigam contratualmente a proteger os dados e a usá-los só para prestar o serviço.

077. Por quanto tempo guardamos

Ao excluir a conta, apagamos os dados que a tabela acima prende à existência dela — em regra no ato do pedido, e em no máximo 30 dias. Retemos por mais tempo apenas o que a lei exigir, como registros fiscais de pagamentos, e nunca o conteúdo das suas conversas.

O que acontece com os documentos em si. Excluir a conta apaga o registro de cada arquivo pessoal — o nome, os trechos extraídos, o índice — e apaga também o documento guardado no armazenamento. O mesmo vale ao excluir um escritório, para todo o acervo dele. Não fica cópia nossa para trás.

A ordem importa, e é por isso que a dizemos: os documentos são apagados do armazenamento antes de a conta ou o escritório desaparecerem. Se algum deles não puder ser apagado naquele momento, a exclusão não acontece: você recebe um erro e pode tentar de novo, com tudo ainda no lugar. Nada fica pela metade.

Você não precisa pedir isso a ninguém nem esvaziar a biblioteca antes: o produto faz sozinho, no ato da exclusão.

088. Seus direitos

A LGPD garante a você, a qualquer momento e sem custo, o direito de:

• confirmar que tratamos seus dados e acessá-los;
• corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• pedir anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados fora da lei;
• pedir a portabilidade dos seus dados a outro fornecedor;
• eliminar dados tratados com base no seu consentimento e revogar esse consentimento;
• saber com quem compartilhamos seus dados — está na seção 5;
• opor-se a tratamento feito com base em legítimo interesse.

Boa parte disso você faz sozinho, na hora: excluir conversas, remover arquivos, exportar a agenda e apagar a conta estão no produto. Para o restante, escreva para privacidade@legaloffice.chat. Respondemos em até 15 dias. Se você é cliente de um escritório que usa o LegalOffice, procure primeiro o escritório, que é o controlador dos seus dados; se nos procurar, encaminharemos o pedido a ele.

Se entender que não resolvemos, você pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

099. Catálogo público de jurisprudência

O catálogo em jurisprudencias.legaloffice.adv.br publica decisões que os tribunais disponibilizam em seus canais oficiais de dados abertos. Essas decisões podem conter nomes de partes, advogados, magistrados e outras pessoas, como publicados pelo tribunal.

• Base legal: são dados tornados públicos pelo próprio Poder Judiciário, tratados em respeito à finalidade e ao interesse público que justificaram sua publicação, com base no legítimo interesse de oferecer pesquisa jurídica (art. 7º, §§ 3º e 4º, e IX, da LGPD). O consentimento não é a base desse tratamento.
• Só o que é público: publicamos apenas decisões de fontes cuja licença permite a republicação. Processos em segredo de justiça não são publicados; se algum aparecer por erro da fonte, ele é retirado assim que identificado.
• Sem buscadores: o catálogo pede aos mecanismos de busca que não indexem suas páginas.
• Buscas: o texto que você digita é enviado ao Google para gerar a representação usada na busca por significado, mas não é guardado por nós junto com qualquer identificação sua.
• Cota gratuita: para limitar as buscas gratuitas, guardamos no seu navegador um cookie assinado com resumos criptográficos das buscas já feitas — sem o texto delas, sem IP e sem identificação. Ele vale por 180 dias e é apagado se você limpar os cookies.

9.1 Pedido de desidentificação

Se o seu nome aparece numa decisão do catálogo, você pode pedir que ele seja substituído pelas iniciais. Escreva para privacidade@legaloffice.chat com o endereço da decisão, um documento que comprove sua identidade (ou a representação de quem você representa) e o motivo. Analisamos em até 15 dias. Decisões envolvendo crianças e adolescentes, dados sensíveis ou segredo de justiça são desidentificadas sempre; nos demais casos, ponderamos o pedido com o interesse público da informação. A desidentificação no catálogo não altera a publicação original no tribunal.

1010. Segurança

• Todo o tráfego é cifrado em trânsito (HTTPS/TLS).
• Os arquivos ficam em armazenamento privado, acessível apenas por URL assinada e temporária.
• Cada consulta é limitada ao escritório e ao processo a que a pessoa tem acesso; a autorização é verificada no servidor, nunca no navegador.
• Senhas, chaves de API e tokens de agenda nunca são guardados em texto legível.
• Os links do portal do cliente expiram, podem ser revogados e não são indexados por buscadores.

Nenhum sistema é imune. Em caso de incidente com risco relevante, comunicaremos você e a ANPD, como manda o art. 48 da LGPD — e, quando envolver dados de clientes de um escritório, avisaremos o escritório para que ele cumpra o mesmo dever.

1111. Sigilo profissional

O LegalOffice é feito para advogados, e boa parte do que circula nele está coberta pelo sigilo profissional do art. 7º, II, do Estatuto da Advocacia. Tratamos esse conteúdo como confidencial: ele não é lido por nossa equipe no curso normal da operação, não alimenta treinamento de modelos e não é compartilhado além do descrito na seção 5. O acesso humano só ocorre se você pedir suporte e autorizar expressamente, ou por determinação judicial.

A decisão sobre o que enviar à IA continua sendo do advogado, que responde por avaliar se o material pode ser submetido a uma ferramenta de terceiro e por obter o consentimento do cliente quando for o caso.

1212. Cookies

A escolha de tema claro ou escuro fica no armazenamento local do seu navegador, não em cookie. Todos os cookies acima são necessários ao funcionamento. Não usamos cookies de publicidade, de análise nem de rastreamento entre sites — por isso não há banner de consentimento: não há nada opcional a consentir.

1313. Crianças e adolescentes

O LegalOffice é destinado a maiores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente dados de crianças ou adolescentes como usuários; se identificarmos um cadastro nessa condição, a conta será encerrada e os dados eliminados. Dados de menores cadastrados por um escritório (como partes de processos) e citados em decisões recebem a proteção reforçada da seção 9.1.

1414. Aplicativo móvel

O aplicativo usa os mesmos dados e regras da plataforma. Ele só pede permissão para notificações, e você pode revogá-la a qualquer momento nos ajustes do aparelho. Sair da conta no app encerra a sessão naquele aparelho.

1515. Mudanças nesta política

Se mudarmos algo relevante — novo operador, nova finalidade, mudança de prazo de retenção —, avisaremos por e-mail ou no produto com pelo menos 15 dias de antecedência, salvo exigência legal. A data no topo indica a última revisão.

1616. Contato

Arcana Labs — operadora do LegalOffice.
Encarregado de dados e exercício de direitos: privacidade@legaloffice.chat